PRIVACY POLICY

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Ultimo aggiornamento: settembre 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Out Line S.r.l., con sede in Via degli Olmetti 39/D, 00060 Formello (RM), Italia (“Out Line” o il “Titolare”).

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa applicabile è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

E-mail: privacy@outline.company
Telefono: 06 90405273

La presente informativa descrive le modalità con cui Out Line tratta i dati personali degli utenti che visitano il sito www.outline.company, utilizzano i servizi disponibili attraverso il sito, contattano la Società o ricevono, ove previsto, comunicazioni commerciali e informative da parte di Out Line.

2. Principi applicabili al trattamento

Out Line tratta i dati personali nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal GDPR.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e applica, ove pertinente, i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (“privacy by design” e “privacy by default”).

3. Categorie di dati personali trattati

A seconda delle modalità di interazione con Out Line, possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

Dati di navigazione e informazioni tecniche

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcune informazioni la cui trasmissione è implicita nell’utilizzo dei protocolli di comunicazione Internet.

Tali informazioni possono comprendere, a titolo esemplificativo, indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, identificativi tecnici, data e ora della richiesta, pagine visitate, URI/URL delle risorse richieste, informazioni relative al dispositivo e altri parametri relativi all’ambiente informatico dell’utente.

Tali dati possono essere utilizzati per consentire il corretto funzionamento e la sicurezza del sito, ottenere informazioni statistiche sull’utilizzo dei servizi e accertare eventuali responsabilità in caso di illeciti informatici.

Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio volontario di comunicazioni agli indirizzi di Out Line o la compilazione di moduli presenti sul sito comporta l’acquisizione dei dati forniti dall’interessato, quali, a titolo esemplificativo, nome, cognome, azienda di appartenenza, ruolo, indirizzo e-mail, numero di telefono e contenuto della comunicazione.

I dati saranno trattati esclusivamente nella misura necessaria a riscontrare la richiesta dell’interessato e, ove pertinente, a instaurare o gestire rapporti precontrattuali e contrattuali.

Dati relativi alle comunicazioni commerciali e newsletter

Qualora l’interessato abbia richiesto o autorizzato la ricezione di comunicazioni commerciali, informative o newsletter, Out Line potrà trattare l’indirizzo e-mail e gli ulteriori dati necessari alla gestione della relativa iscrizione, nonché le preferenze e i consensi espressi dall’interessato.

Dati relativi all’interazione con le comunicazioni e-mail

Le comunicazioni e-mail inviate da Out Line possono contenere, ove previsto e nel rispetto della normativa applicabile, tecnologie di tracciamento quali tracking pixel, web beacon, immagini remote, identificativi tecnici e/o collegamenti tracciati.

Tali tecnologie possono consentire di acquisire informazioni relative all’interazione del destinatario con la comunicazione, quali, a seconda della tecnologia concretamente utilizzata:

• avvenuta apertura o visualizzazione del messaggio;
• data e ora dell’apertura o dell’interazione;
• eventuali aperture successive;
• interazione o clic sui collegamenti presenti nella comunicazione;
• indirizzo IP e informazioni tecniche associate alla connessione;
• tipologia di dispositivo;
• sistema operativo;
• browser o client di posta elettronica;
• informazioni tecniche necessarie al funzionamento e alla misurazione della comunicazione;
• eventuale localizzazione geografica approssimativa desumibile dall’indirizzo IP.

Out Line utilizza tali informazioni, ove autorizzata, per misurare l’efficacia delle proprie comunicazioni, elaborare statistiche sulle campagne, comprendere il livello di interazione con i contenuti inviati, migliorare la pertinenza e la qualità delle comunicazioni e, ove previsto, adattare le successive comunicazioni sulla base dell’interesse manifestato dal destinatario.

L’utilizzo di tali strumenti avviene nel rispetto dell’art. 122 del D.Lgs. 196/2003, del GDPR e delle Linee Guida del Garante per la protezione dei dati personali in materia di utilizzo di tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica.

Quando richiesto dalla normativa, il trattamento effettuato mediante tali tecnologie è basato sul consenso dell’interessato.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali possono essere trattati da Out Line per le seguenti finalità.

Funzionamento, gestione e sicurezza del sito.
I dati strettamente necessari al funzionamento del sito e alla sicurezza dei sistemi sono trattati per consentire l’erogazione dei servizi richiesti dall’utente e sulla base del legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei propri sistemi, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

Gestione delle richieste di contatto.
I dati comunicati dall’utente sono trattati per rispondere a richieste di informazioni, preventivi, assistenza o altre comunicazioni. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato o, a seconda dei casi, il legittimo interesse del Titolare a gestire le comunicazioni ricevute.

Gestione dei rapporti contrattuali e commerciali.
Quando necessario, i dati vengono trattati per l’esecuzione di un contratto, per attività precontrattuali e per l’adempimento dei relativi obblighi amministrativi, contabili, fiscali e legali.

Invio di newsletter e comunicazioni promozionali.
Previo consenso, ove richiesto dalla normativa applicabile, Out Line può utilizzare i recapiti dell’interessato per inviare newsletter, aggiornamenti sui prodotti e servizi, informazioni commerciali, inviti a eventi, fiere, iniziative e altre comunicazioni promozionali.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Misurazione e analisi delle comunicazioni e-mail.
Quando le comunicazioni contengono tecnologie di tracciamento per finalità di marketing, misurazione individuale delle performance, analisi dell’interazione o personalizzazione delle comunicazioni, il relativo trattamento è effettuato, nei casi previsti dalla normativa, sulla base del consenso dell’interessato.

L’interessato può revocare esclusivamente il consenso al tracciamento continuando, ove lo desideri, a ricevere le comunicazioni commerciali.

Adempimento di obblighi di legge e tutela dei diritti del Titolare.
I dati possono inoltre essere trattati quando necessario per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa dell’Unione europea oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto del Titolare.

5. Consenso alle comunicazioni marketing e al tracciamento delle e-mail

Quando richiesto dalla normativa, l’invio di comunicazioni promozionali e l’impiego nelle stesse di strumenti di tracciamento avvengono previa acquisizione di un consenso libero, specifico, informato e inequivocabile dell’interessato.

Il consenso relativo agli strumenti di tracciamento può essere acquisito contestualmente al consenso alla ricezione delle comunicazioni promozionali, purché l’interessato sia stato preventivamente e chiaramente informato della presenza e delle finalità di tali tecnologie.

L’interessato mantiene in ogni momento la possibilità di modificare le proprie preferenze.

In particolare, potrà:

• revocare il consenso alle comunicazioni promozionali e non ricevere più le relative e-mail; oppure
• revocare esclusivamente il consenso all’utilizzo delle tecnologie di tracciamento, continuando a ricevere le comunicazioni senza essere sottoposto al relativo tracciamento, nei limiti tecnicamente applicabili.

Le modalità per modificare tali preferenze sono rese disponibili attraverso appositi collegamenti presenti nelle comunicazioni inviate da Out Line o contattando il Titolare all’indirizzo privacy@outline.company.

La revoca del consenso è gratuita e non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le preferenze e le manifestazioni di consenso o revoca sono registrate dal Titolare al fine di garantire il rispetto delle scelte dell’interessato e di poter dimostrare l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

6. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari per rispondere a una richiesta dell’interessato o per instaurare ed eseguire un rapporto contrattuale è necessario per poter fornire il servizio richiesto.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing e l’eventuale consenso al relativo trattamento sono invece facoltativi.

Il mancato consenso al marketing non pregiudica la possibilità di utilizzare il sito, richiedere informazioni, acquistare prodotti o servizi o instaurare rapporti commerciali con Out Line.

Analogamente, la revoca del consenso al tracciamento delle comunicazioni e-mail non comporta necessariamente la disiscrizione dalle comunicazioni marketing: l’interessato può scegliere di continuare a riceverle senza il relativo tracciamento.

7. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati prevalentemente mediante strumenti elettronici e informatici e, ove necessario, mediante strumenti cartacei.

Out Line adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali contro perdita, distruzione, modifica, divulgazione non autorizzata, accesso accidentale o illecito e ogni altra forma di trattamento non conforme alla normativa applicabile.

Con specifico riferimento agli strumenti di tracciamento nelle comunicazioni e-mail, Out Line applica i principi di minimizzazione, privacy by design e privacy by default e richiede ai propri fornitori l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati.

8. Destinatari dei dati e responsabili del trattamento

I dati personali possono essere trattati da personale e collaboratori di Out Line debitamente autorizzati e istruiti in relazione alle rispettive mansioni.

I dati possono inoltre essere comunicati, nella misura strettamente necessaria alle finalità perseguite, a soggetti esterni che forniscono servizi al Titolare, quali, a titolo esemplificativo, fornitori di servizi informatici e hosting, provider di posta elettronica, fornitori di piattaforme di gestione newsletter e marketing automation, fornitori di servizi CRM, consulenti e professionisti, fornitori di servizi tecnici e soggetti incaricati della manutenzione dei sistemi.

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di Out Line, sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove richiesto.

I dati potranno inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche, giudiziarie o amministrative nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non saranno diffusi salvo che ciò sia espressamente previsto dalla legge.

9. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Qualora, per l’utilizzo di determinati fornitori o servizi tecnologici, i dati personali siano trasferiti o resi accessibili da Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, Out Line assicura che tali trasferimenti avvengano nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR.

In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea o di altro strumento idoneo previsto dalla normativa applicabile, adottando, ove necessario, misure supplementari adeguate.

L’interessato può richiedere maggiori informazioni in merito ai trasferimenti internazionali dei propri dati contattando privacy@outline.company.

10. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, tenendo conto degli eventuali obblighi legali applicabili.

I dati relativi alle richieste di contatto sono conservati per il periodo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali successivi rapporti con l’interessato.

I dati relativi ai rapporti contrattuali sono conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per il periodo previsto dalla normativa civilistica, fiscale e contabile applicabile, nonché per il periodo necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

I dati utilizzati per l’invio di comunicazioni promozionali sono trattati fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione, salvo l’eventuale conservazione delle informazioni strettamente necessarie a documentare la revoca e garantire che l’interessato non venga nuovamente contattato in violazione della propria scelta.

I dati raccolti mediante strumenti di tracciamento delle e-mail sono conservati per un periodo proporzionato alle finalità di analisi e misurazione perseguite e comunque nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione.

11. Cookie e altri strumenti di tracciamento utilizzati sul sito

Il sito può utilizzare cookie e altri strumenti tecnici necessari al proprio funzionamento e, ove presenti, strumenti di analisi, funzionalità o tracciamento soggetti alla normativa applicabile.

Per gli strumenti che richiedono il consenso dell’utente, la relativa attivazione avviene soltanto dopo l’acquisizione del consenso attraverso il sistema di gestione delle preferenze disponibile sul sito.

L’utente può in qualsiasi momento modificare o revocare le proprie preferenze attraverso l’apposita funzione di gestione dei cookie disponibile sul sito.

Informazioni dettagliate sulle categorie di cookie e sugli altri strumenti di tracciamento effettivamente utilizzati, sui relativi fornitori, finalità e durata sono riportate nella Cookie Policy e/o nel pannello di gestione delle preferenze del sito.

12. Collegamenti a siti e servizi di terzi

Il sito può contenere collegamenti a siti, piattaforme o servizi gestiti da soggetti terzi.

Out Line non controlla i trattamenti effettuati autonomamente da tali soggetti. Gli utenti sono pertanto invitati a consultare le rispettive informative privacy prima di comunicare dati personali o utilizzare i relativi servizi.

13. Diritti dell’interessato

Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 GDPR e, in particolare, richiedere:

• l’accesso ai propri dati personali;
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati personali;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, ove applicabile;
• l’opposizione al trattamento nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
• la revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Quando i dati personali sono trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al relativo trattamento.

Le richieste possono essere inviate a:

Out Line S.r.l.
Via degli Olmetti 39/D
00060 Formello (RM)
E-mail: privacy@outline.company
Telefono: 06 90405273

Il Titolare fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa applicabile.

14. Diritto di proporre reclamo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR, o di rivolgersi all’autorità di controllo competente secondo quanto previsto dalla normativa.

Resta salvo il diritto dell’interessato di ricorrere all’autorità giudiziaria competente.

15. Modifiche alla presente Privacy Policy

Out Line può aggiornare periodicamente la presente Privacy Policy per adeguarla a modifiche normative, provvedimenti delle autorità competenti, evoluzioni dei servizi offerti o modifiche delle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione aggiornata è pubblicata sul sito con indicazione della data dell’ultima revisione.

Qualora le modifiche incidano in maniera significativa sui trattamenti già in essere, Out Line adotterà le misure necessarie per informare gli interessati secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026